資料をパワポにまとめたいけど、何からどう書いていいのかわからない…という経験はありませんか？
今回のテーマは、タイトルとリード文をわかりやすく書くコツ。短く端的にまとめるのが苦手な方に向けて、今日から使えるコツをいくつかご紹介します。IR資料や決算資料、プレゼン資料などをわかりやすくしたいという方はぜひ取り入れてみてください。
わかりやすい箇条書きのコツ
一番伝えたいメッセージを考える
伝えたいことを明確にします。特にタイトルや見出しを考える時には、一番に伝えたいことをよく考え、短く書き出してみましょう。
一文につき、メッセージは一つまで
一文ずつの役割を明確に。一文が長くなりすぎて、読み手にストレスがかかるのを防ぐこともできます。長文を読み慣れている読み手ばかりではないことを意識しましょう。
接続詞を見直す
接続詞は、先行する文と後続の文のつながりを示す言葉。「しかし」「なぜなら」「すなわち」「けれども」などがあります。
接続詞を使うと大きな文の塊を作れるようになりますが、そのぶん複雑さが増し、書き手のコントロールが難しくなります。まずは、できるだけ接続詞を省いて文章を書いてみましょう。
ある程度慣れてきて、強調したいところに接続詞を置くときも、接続詞がもつ「逆接」「順接」「並列」などの意味に要注意。
主語を意識しよう
日本語は主語がなくても成立する仕組みになっています。しかし省略する際にはいくつかのルールがあるので注意しましょう。
例えば、二つの文があるとき、前の文に主語があって後ろの文に主語がない場合、後ろの文には前の文の主語が継続されます。
検索しないと正しい意味がわからない言葉は使わない・書き換える
業界内や社内など、仲間内で共通認識になっているけれど、一般的ではない言葉はたくさんあるでしょう。ここで言う「一般的ではない」とは、ターゲットが知らないという意味です。
使っている言葉が専門用語でないか、仲間内で特殊な使われ方をしていないか、今一度見直してみましょう。
本筋と関係ないことは、とりあえず省略
話題が行ったり来たりすると、読者はどれが主要な話題なのかわからず、迷ってしまいます。
情報が錯綜してしまうので、必要な理由が答えられない部分は、ひとまずカットしましょう。一文の意味を明確にするためには、要素の引き算が重要です。
似た情報同士をまとめよう
前項にも通じることで、話題同士は直線的につなげると読みやすいです。トピックがころころ移り変わらないように、似た話題の文同士をまとめましょう。
今回はわかりやすい箇条書きのコツについて考えてみました。特別なアイデアや技術がなくても、わかりやすい文章に一歩近づいたのではないでしょうか。応用すればパワポのタイトルやリード分の作成にも役立つ汎用的な小技だと思います。少しでもスライドや資料の作成の参考になりましたら幸いです！
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文責：清田睦月
